Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Vẽ Biểu Đồ Trong Excel Có Ví Dụ Cụ Thể

Một số lưu ý khi vẽ biểu đồ

Không phải bất kỳ dữ liệu nào cũng có thể vẽ thành biểu đồ được. Bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây trước khi bắt tay vào vẽ biểu đồ:

dùng để

Bởi vì khi thể hiện trên biểu đồ, chúng ta chỉ thể hiện được một số nội dung nhất định mà thôi. Số lượng đối tượng trên biểu đồ cũng cần hạn chế, tinh gọn lại để dễ nhìn, dễ thể hiện. Do đó bạn cần tổng hợp lại dữ liệu sao cho thật đơn giản và càng ít càng tốt.

Nếu quá nhiều nội dung, bạn cũng không biết lựa chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp, hoặc phải thể hiện kích thước biểu đồ rất lớn, như vậy khó theo dõi.

Điều này có nghĩa là:

  • Dữ liệu không được chứa lỗi hoặc sai chính tả
  • Các dữ liệu trên cùng 1 cột (hay 1 hàng) phải cùng 1 kiểu dữ liệu: là Text, là Number hoặc Date, không được lẫn lộn
  • Thống nhất về chiều của dữ liệu là chiều dọc hay chiều ngang (chiều là hướng tăng lên của bảng dữ liệu khi có thêm nội dung mới)

Bạn sẽ không biết dữ liệu vừa vẽ lên biểu đồ có ý nghĩa gì nếu không căn cứ vào tên tiêu đề của cột (hay hàng) chứa dữ liệu đó. Đây cũng là một thành phần quan trọng cần thể hiện trên biểu đồ khi vẽ (legend) dùng để ghi chú cho các nội dung thể hiện trên biểu đồ thuộc nhóm nào.

Năm bước cần thiết để vẽ biểu đồ trên Excel

Với các phiên bản Excel khác nhau thì tính năng vẽ biểu đồ cũng có thể có sự khác biệt. Trong những phiên bản Excel từ 2013 trở đi (2024, 2024, Office 365) thì tính năng làm việc với biểu đồ có tốt hơn nhiều so với các phiên bản trước (2010, 2007, 2003). Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật dùng chung trên các phiên bản Excel để vẽ 1 biểu đồ hoàn chỉnh từ con số 0

: Chuẩn bị bảng dữ liệu để vẽ biểu đồ. Ở bước này bạn chú ý tuân thủ các nguyên tắc đã nói bên trên.

: C

Bạn cần phân tích các nội dung cần thể hiện:

  • Có bao nhiêu giá trị cần thể hiện trên biểu đồ (để đánh giá độ lớn của biểu đồ). Ưu tiên tăng kích thước theo chiều dọc hơn là chiều ngang.
  • Dữ liệu cần thể hiện ở dạng % thì thường là biểu đồ hình tròn
  • Dữ liệu ở dạng con số nhưng kèm theo trình tự thời gian thì thường dùng biểu đồ đường thẳng
  • Dữ liệu ở dạng con số bình thường, không có yếu tố thời gian thì thường dùng biểu đồ cột đứng hoặc thanh nằm ngang

Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet

Cả 2 cách trên đều chỉ là bước khởi đầu, bạn không cần quá lo lắng ở bước này. Chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi giá trị nạp vào biểu đồ để thay đổi cấu trúc biểu đồ tại bước 4

: Xác định dữ liệu cung cấp cho biểu đồ

Tại bước 3 nếu biểu đồ chưa có hình dạng hoặc bạn cần thay đổi (nếu biểu đồ tự động chưa chính xác như ý muốn), bạn có thể xác định lại dữ liệu cung cấp cho biểu đồ bằng cách chọn thẻ (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ), chọn tiếp thẻ , rồi chọn tới chức năng

Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:

Trong đó:

  • : Nguồn dữ liệu nạp vào biểu đồ: Toàn bộ các dữ liệu được đưa vào biểu đồ. Có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêng
  • : Dữ liệu được biểu diễn theo trục tung: Chiều cao của các cột trong biểu đồ, độ lớn của các mảnh trong biểu đồ hình tròn... được thể hiện qua phần này
  • : Dữ liệu được biểu diễn theo trục hoàng: nội dung đại diện cho các cột, các mảnh... trên biểu đồ

Bạn sẽ bấm vào các nút Add hoặc Edit trong các phần này để thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ.

Trang trí biểu đồ thường là bước cuối cùng, nhưng cũng là bước rất quan trọng vì biểu đồ làm ra để người khác xem. Do đó hiệu quả thẩm mỹ mà biểu đồ mang lại sẽ tăng tính thuyết phục người xem. Một biểu đồ đẹp thường bao gồm các yếu tố:

  • Nội dung thể hiện đúng
  • Có tên biểu đồ và tên các mốc trên trục tọa độ rõ ràng
  • Các thành phần được cách đều nhau hoặc theo tỷ lệ cân đối
  • Cách phối màu đồng nhất, gọn gàng, càng đơn giản càng tốt.

Để thêm các thành phần của biểu đồ như: Tên biểu đồ, tên các trục, số liệu kèm theo với từng phần nội dung biểu đồ... thì chúng ta sẽ thêm ở mục Add Chart Element trong thẻ Design của Chart Tools

Các nội dung trong Chart Element bao gồm:

  • Axes: Chia tỷ lệ trên các trục tọa độ
  • Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độ
  • Chart Title: Tên biểu đồ
  • Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồ
  • Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảng
  • Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ
  • Gridlines: đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồ
  • Legend: Ghi chú cho các đối tượng thể hiện trong biểu đồ
  • Lines: Đường kẻ dóng xuống trục hoành (chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line)
  • Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.

Trong mỗi nhóm trên lại có những đối tượng cụ thể, vị trí cụ thể để chúng ta chọn cho phù hợp.

Để làm rõ hơn nội dung này chúng ta cùng thực hành vẽ biểu đồ theo ví dụ sau đây. Bạn có thể tải file thực hành theo bài viết tại đường link phía cuối bài.

Cách vẽ biểu đồ dựa trên ví dụ cụ thể

Chúng ta có bảng dữ liệu như sau

Để biểu diễn bảng dữ liệu trên thành biểu đồ, chúng ta thực hiện như sau:

  • Tên sản phẩm: mỗi dòng chỉ có 1 sản phẩm và không bị lặp lại.
  • Giá trị trong các cột kế hoạch và thực hiện có đầy đủ theo từng sản phẩm, không bị lỗi về con số và cách định dạng
  • Các cột đều có dòng tiêu đề đầy đủ

Như vậy bảng dữ liệu này đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần thiết để có thể vẽ biểu đồ.

Vì yêu cầu cần thể hiện giá trị kế hoạch và thực hiện theo từng sản phẩm, do đó biểu đồ thích hợp là dạng cột hoặc thanh nằm ngang. Đây là loại biểu đồ phù hợp nhất bởi vì:

- Số lượng sản phẩm cần thể hiện khá nhiều (nếu trên 10 sản phẩm thì nên chọn biểu đồ dạng thanh nằm ngang sẽ tốt hơn dạng cột)

Như vậy chúng ta có thể chọn biểu đồ hình cột đứng trong trường hợp này.

Chúng ta tiến hành vẽ biểu đồ, chọn loại biểu đồ là hình cột như sau:

trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,...

Tải về file mẫu trong bài viết

Bạn có thể tải về file mẫu sử dụng trong bài viết tại địa chỉ bên dưới:

Tài liệu kèm theo bài viết

Với sứ mệnh: " ", đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án...

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

Next Post Previous Post