Dân Kế Toán Sẽ Pro Hơn Với 20 Thủ Thuật Excel Này!
- Dân kế toán, thống kê: thường xuyên phải làm việc với các công cụ thống kê, tính toán, tài khoản, số liệu... nhiều khi đến mức quay cuồng.
- Dân văn phòng: thường xuyên làm việc trên excel với những bảng tính và muốn cải thiện hiệu quả làm việc.
- Bất cứ ai muốn tìm hiểu và ứng dụng Excel vào công việc, học tập
Tổng hợp 20 thủ thuật Excel hay nhất
Chọn tất cả dữ liệu trong bảng tính
Sử dụng tổ hợp phím , hoặc nếu quen dùng chuột, bạn hãy bấm vào biểu tượng ở góc trên, bên trái (như hình dưới).
Nhấn phím , bấm chuột chọn tất cả các file Excel cần mở, sau đó bấm .
đối với các file Excel có dung lượng lớn trong khi cấu hình máy tính khó đáp ứng thì không nên khởi chạy theo cách này.
Chuyển qua lại giữa nhiều bảng tính
Khi phải làm việc trên nhiều bảng tính cùng lúc, bạn có thể chuyển qua lại giữa các bảng bằng cách nhấn tổ hợp phím .
Nếu muốn chuyển qua lại giữa các bảng tính với các cửa sổ khác cũng đang chạy trên máy tính (trình duyệt, phần mềm kế toán, folder...), bạn nên sử dụng tổ hợp phím .
Tạo Shortcut menu mới
Mặc định góc trên bên trái cửa sổ Excel cho bạn 3 Shortcut menu là:
Thêm đường chéo trong ô tính
Trong khi tạo bảng tính, đôi lúc bạn muốn tạo một đường chéo trong ô. Lúc này, bạn chỉ cần thực hiện như sau: tại ô cần tạo đường chéo, bấm chuột phải và chọn , chuyển sang và bấm vào để hiển thị đường chéo như phía dưới. Sau đó nhấn .
Thêm nhiều dòng mới, cột mới
Nếu thêm lần lượt từng dòng mới, cột mới sẽ rất mất thời gian. Mẹo ở đây là bạn hãy bôi đen số lượng dòng/cột mà bạn muốn thêm, sau đó bấm là xong.
Di chuyển và sao chép toàn bộ dữ liệu trong dòng, cột
Di chuyển dữ liệu: Bấm chọn toàn bộ dòng/cột, sau đó di chuột ra vùng biên đến khi có nút mũi tên trỏ về 4 phía như hình dưới, lúc này bạn chỉ cần bấm chuột và kéo dòng/cột đó sang dòng/cột khác mà bạn muốn đặt.
Copy dữ liệu: chỉ cần kết hợp việc kéo - thả dòng/cột với giữ phím Ctrl là OK.
Xóa ô dữ liệu nhanh chóng bằng bộ lọc Filter
Một bảng tính có thể có nhiều ô bị bỏ trống, lúc này nếu thực hiện việc tính toán với sẽ có thể bị sai lệch về kết quả. Bạn nên xóa những ô dữ liệu bị bỏ trống kiểu này.
Tìm kiếm bằng Will Card
Thông thường, bạn tìm kiếm trên Excel bằng lệnh chọn vùng tìm kiếm, sau đó bấm tổ hợp phím . Tuy nhiên, có thể dữ liệu trong bảng tính quá nhiều, dẫn đến bạnkhông thể nhớ một cách chi tiếtvề từ/cụm từ mình định tìm.
Lúc này, hãy sử dụng dấu "?" để thay thế cho 1 ký tự mà bạn không nhớ được, hay dấu "*" cho một từ mà bạn không nhớ.
Ví dụ: Bạn cần tìm TechNuy, nhưng không thể nhớ chữ "I", hãy tìm bằng lệnh: Goc?T. Hay nếu muốn tìm chúng tôi nhưng không nhớ đuôi .net, hãy tìm bằng lệnh: TechNuy.*.
Chọn giá trị duy nhất trong một cột
Thiết lập khoảng giá trị hợp lệ cho ô
Trong khi dùng Excel, có thể có trường bắt buộc phải nhập những con số trong quy định, ví dụ như cần phải nhập thông tin lớp học từ 1-12 và bạn không muốn mình/người khác nhập 1 con số sai quy định.
Sử dụng phím điều hướng Ctrl và các phím mũi tên
Phím Ctrl rất tiện lợi trong việc điều hướng. Bạn có thể sử dụng phím để đi ra cạnh của bảng tính. Ví dụ: cần xuống dưới cùng bảng tính, bạn nhấn Ctrl + mũi tên xuống dưới.
Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
Kết quả như hình dưới, các dữ liệu từ hàng đã được chuyển sang cột (và ngược lại)
Ẩn ô dữ liệu bằng Format Cell
Ghép nối văn bản với dấu &
Cách này cũng giống như việc bạn dùng hàm, ứng dụng rất nhiều trong việc quản lý văn phòng, kế toán. Điển hình như bạn có 3 cột: Họ, tên đệm và tên. Lúc này, bạn có thể sử dụng công thức như hình phía dưới để xuất ra cột: Tên đầy đủ.
Chuyển chữ hoa thành chữ thường
Bạn có thể dùng hàm Upper (viết hoa tất cả), Lower (viết thường tất cả) hoặc Proper (chỉ viết hoa chữ cái đầu) để chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường giống như hình dưới.
Giá trị với số đầu là 0
Mặc định khi nhập giá trị với số đầu là 0, Excel sẽ tự xóa số 0 này. Hãy nhập dấu nháy đơn (') trước số 0, lúc này những gì bạn nhập vào sẽ được giữ nguyên.
Auto Correct - nhập liệu nhanh hơn
Đây thực chất là việc giúp bạn cài đặt gõ tắt, rất phù hợp với dân văn phòng. Chẳng hạn việc nhập một cái tên, một trạng thái rất mất thời gian, lúc này, bạn nên "định nghĩa" lại chúng bằng tổ hợp phím tắt.