Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 2010

Thu Huyền
11 thg 12, 2024

Published on

  1. 1. Excel 20101Những điểm mới trong Microsoft Excel 20101. Chức năng Backstage ViewGiao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong góiOffice 2010.Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợsử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn.
  2. 2. Excel 20102Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép aisửa tài liệu, kích cỡ file...Thêm tính năng Sparkline
  3. 3. Excel 20103Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xuhướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới -Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) haymột dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanhnhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell.Sparkline là cách hữu ích để thêm một y u t tr c quan nhanh và g n.Tính năng SlicersSlicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giảithích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cáinhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn dữ liệu.
  4. 7. Excel 20107Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phépchúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa h c và bắt mắt. Đặc biệtnhất là tính t động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng l c dữliệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứngthú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.PivotTables và PivotChartsGi ng như PivotTables, PivotCharts cũng được th c hiện một cách dễ dà ;ng tronggiao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc l c được cung cấp choPivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và cácmenu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạncũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phầnkhác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể th c hiện cho các biểu đồ thôngthường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng đượcduy tr& #236; khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theocách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.Share Workbook
  5. 8. Excel 20108Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụquản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nângcao năng suất làm việc nhóm.
  6. 9. Excel 20101Chương 1: Làm Quen Với Microsoft ExcelGiới thiệu ExcelExcel là gì:Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyrchương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễdàng hơn trong việc thực hiện:Tính toán đại số, phân tích dữ liệuLập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sáchTruy cập các nguồn dữ liệu khác nhauVẽ đồ thị và các sơ đồTự động hóa các công việc bằng các macro 1472;Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bàitoán khác nhau.Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc(tính toán, vẽ đồ thị, ...) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiềusheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên
  7. 10. Excel 20102quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheethay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó cònđược gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thànhcác cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứađược 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536dòng).Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị.Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửasổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vàotên sheet cần đến trong thanh sheet tab.Các thành phần của WorkbookExcel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là ".XLSX" (dựa trên chuẩn XMLgiúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định d ạngchuẩn trước đây là ".XLS".
  8. 12. Excel 20104Các lệnh trong thực đơn Office
  9. 13. Excel 20105Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
  10. 14. Excel 20106Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanhRibbon là gì?Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thựcđơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trênmàn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout,Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
  11. 15. Excel 20107Thanh công cụ RibbonHome: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làmviệc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóadòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,...Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, kýhiệu, ...Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (r ange),công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách,phân tích dữ liệu,...Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô,các thiết lập bảo vệ bảng tính.View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chiamàn hình, ...Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên,nh ững người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút OfficeExcel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện íchbổ sung, các hàm bổ sung,...Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu)Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị,hình vẽ...) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một
  12. 16. Excel 20108thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụngcho đối tượng mà bạn chọn.Thực đơn ngữ cảnh
  13. 17. Excel 20101Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổMở ExcelThao tác:B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bêntráiB2. Di chuyển chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phảichọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel2010 thì dừng lại.B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel.Phóng to, thu nhỏ cửa sổ ExcelCác nút điều khiển cửa sổ Excel
  14. 20. Excel 20104Sao chép và di chuyển vùngSao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảngtính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưngdữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạnphải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắthay dùng chuột để thực hiện:Dùng Ribbon: Chọn vùng Home nhóm Clipboard nhấn núthay (Copy hay Cut), đế ;n nơi đích và Home nhóm Clipboard nhấnnút (Paste). Bạn có thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh nhấp phảichuột.Chuột: Chọn vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép(không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cầnsao chép hay di chuyển đến và thả chuột.Dán đặc biệt (Paste Special)Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từbộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sửdụng Paste Special... Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đếnvà nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special.... hộp thoại Paste Special có một sốlựa chọn như bảng sau:
  15. 21. Excel 20105Giải thích hộp thoại Paste SpecialHạng mục Mô tảAll Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồnFormulas Dán giá trị và công thức, không định dạngValues Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạngFormats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thứcComments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí vàcông thứcValidation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đíchAll using sourcethemeDán vào mọi thứ và dùng mẫu  73;ịnh dạng từ vùng nguồn
  16. 22. Excel 20106All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viềnColumn widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cộtFormulas andnumber formatsDán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các consố, các định dạng khác bị loại bỏ.Values and numberformatsDán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốccủa các con số.None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vàoAdd Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ởvùng đíchSubtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứngcủa vùng nguồn.Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tươngứng của vùng nguồn.Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tươngứng của vùng nguồnSkip blanks . Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ởvùng đíchTranspose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lạiPaste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn
  17. 23. Excel 20107Đặt tên vùngViệc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như:vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉđơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính toán ít sai sót hơn và di chuyển haychọn các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to -F5).... Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tênphải bắt đầu là ký tự không đ+ 2;ợc bắt đầu là số, tên không được đặt giống các địachỉ tham chiếu. Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên chọn nhómFormulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra.Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập chú thích nếu cần,xong thì nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên trực tiếp từ hộp Name box hoặcđặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined Names Create fromSelection hoặc dùng thực đơn ngữ cảnh.
  18. 24. Excel 20108Muốn mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas DefinedNames Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnhthông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đến,...
  19. 25. Excel 20101Thêm chú thích cho ôThêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đangchứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô chọn nhóm ReviewComments New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn cóthể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và chọn Insert Comment.Để đọc chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào ReviewComments Next hay Previous.Để ẩn/ hiện chú thích vào Review  ;Comments Show All Comments (ẩn/hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang chọn).Hiệu chỉnh chú thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh chú thích ReviewComments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuộtvà chọn Edit Comment từ thực đơn ngữ cảnh.Xóa chú thích vào chọn ô cần xóa chú thích Review CommentsDelete. Hoặc nhấp phải chuột và chọn Delete Comment.
  20. 26. Excel 20102Minh họa cho hiện các chú thíchChèn, xóa ô, dòng và cộtChúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trongworksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, tacó thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đicác ô, các dòng và cột.Chèn ô trốngB1. Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó (muốn chọn các ô khôngliên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ô).B2. Chọ n Home chọn nhóm Cells Insert Insert Cells... B3. Chọn lựachọn phù hợp trong hộp thoại InsertChèn dòngB1. Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn sốdòng tương ứng phía trên các dòng này.
  21. 27. Excel 20103B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet RowsMinh họa chèn các dòng trống lên trên các dòng đang chọnChèn cộtB1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cộttương ứng phía bên trái các cột này.B2. Chọn Home chọn nhóm Cells Insert Insert Sheet ColumnsXóa các ô, dòng và cộtB1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóaB2. Chọn Home Cells Delete chọn kiểu xóa phù hợp (xem hình)
  22. 28. Excel 20104Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòngTrong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tựcó thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộnglà 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây làđơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định củadòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều ch 881;nh dòngcột:B1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộngB2. Chọn Home Cells Format Chọn lệnh phù hợpRow Height... chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòngAutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng chophù hợp với nội dung.Column Width... chọn lệnh này để qui định độ rộng cộtAutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột chophù hợp với nội dung.
  23. 29. Excel 20105Default Width... chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định choworksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột chocả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbooktrước khi thực hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột nhưtrên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cộtnào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéochu̕ 7;t về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự,muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng choxuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiềucao dòng.Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cảworkbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh.
  24. 30. Excel 20106Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùngchuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phíabên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tănghoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòngnào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéochuột lên trên để giảm hoN 63;c kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng.Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split)Nối nhiều ô thành một ôKhi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hếtdữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ônày được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.B1. Chọn các ô cần nối lại.B2. Chọn Home Alignment chọn Merge & Center. Để canh chỉnh dữliệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment.
  25. 31. Excel 20107Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ôSau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùngbên trái.B1. Chọn ô đang bị nối.B2. Chọn Home Alignment chọn lại Merge & Center hoặc UnmergeCells đều được.
  26. 32. Excel 20101Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắtBạn có thể dùng chuột, các phím , thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang,sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến cácnơi bất kỳ trong bảng tính.Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngangThanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scrollbars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tínhđang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay b 4;n dướibảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảngtính.Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tênlên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống.Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Cóhình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang.Thanh cuốn ngang
  27. 34. Excel 20103→ hoặc Tab Sang ô bên phải← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái↑ Lên dòng↓ Xuống dòngHome Đến ô ở cột A của dòng hiện hànhCtrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheetCtrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheetAlt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hìnhAlt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hìnhPage Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hìnhPage Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hìnhF5 Mở hộp thoại Go ToEnd + → hoặc Ctrl +→Đến ô b 34;n phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trốngEnd + ← hoặc Ctrl +←Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trốngEnd + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trốngEnd + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô
  28. 35. Excel 20104Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính1.5 Thao tác với workbookTạo mới workbookChọn nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấpnhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựngsẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọnBlank workbook và nhấp nút Create.trốngCtrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hànhCtrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành
  29. 36. Excel 20105Mở workbook có sẵn trên đĩaMột tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách:1. Chọn nút Office chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents,có thể có tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sáchnày (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office Excel Options Advancephần Display Show this number of Recent Documents ).2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tậptin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin.
  30. 37. Excel 201063. Chọn nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoạiOpen, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tậptin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Opentrong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Khônglưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mởra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Openand Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).Lưu workbookMột điều cần lư u ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnhlưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiềuthời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làmviệc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover,Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phútlưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office Excel
  31. 41. Excel 201010Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel
  32. 43. Excel 20102Minh họa chèn sheet mớiĐổi tên worksheetNhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tênmới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký tự và có thể dùngkhoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / ? *Xóa worksheetMuốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:1. Chọn sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells DeleteDelete sheet2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.
  33. 44. Excel 20103Sắp xếp thứ tự các worksheetCó nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thảchuột.2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắpxếp, chọn Move or Copy.... hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lêntên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấnOK.Sao chép worksheetNhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy...chọn vị trí đặt bản sao trongv 9;ng Before sheet đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy nhấn nút OK.Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tênsheet cần sao chép giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tabthả trái chuột.
  34. 46. Excel 20105Ẩn/ Hiện worksheetKhi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩnnó đi. Không thể ẩn hết các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheetkhông bị ẩn. Muốn ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần vàchọn Hide thế là sheet đã được ẩn. Khi muốn cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấpphải chuột lên thanh Sheet tab và chọn Unhide... sau đó chọn tên sheet cần chohiện và nhấn nút OK.1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá tr&# 236;nh thao tácTrong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏcác cửa sổ để có được góc nhìn tốt hơn, hoặc xem nội dung của cùng mộtworksheet dưới nhiều góc độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiềuTab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách dài trong khicuốn các thanh cuốn,...Sử dụng thanh ZoomExcel 2010 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việccủa bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có th̓ 5; giúp
  35. 47. Excel 20106thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nútdấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ.Thanh ZoomXem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổTính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một worksheet hay cácworksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhânbản để xem sẽ được gắn thêm chỉ số phía sau tên tập tin. Chọn nhóm ViewWindow New WindowĐể so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn chọn tiếp nhóm Viewɦ 72;Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cuốnthanh cuốn ở cửa sổ này thì cửa sổ kia cũng được cuốn theo. Để tắt tính năng cuốnđồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (nếu nóđang bật).
  36. 48. Excel 20107Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đềTính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tínhtoán cần phải thực hiện nhiều việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ôhiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View WindowSplit. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấpchuột 2 lần lên đường chia dọc và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cuốn dọcvà ngang có một ng 845;n nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng (công cụchia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi muốn chia trên cửasổ làm việc của bảng tính.Minh họa chia 4, chia 2 dọc, chia 2 ngangNgoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố định một vùng nào đótrên cửa sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc cố định nàyrất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cuốn màn hìnhxuống phía dưới để nhập li̓ 9;u. Để cố định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần cốđịnh, sau đó chọn View Window Freeze Panes chọn kiểu cố địnhphù hợp. Nếu chọn:Freeze Panes: Sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hànhFreeze Top Row: Cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách
  37. 49. Excel 20108Freeze First Column: Cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sáchMinh họa cố định các tiêu đềĐể bỏ cố định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze PanesSử dụng Watch WindowTính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn muốn giám sátô nào thì đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. Gọi cửa sổWatch Window bạn chọn nhóm Formulas Formula Auditing WatchWindow, sau đó chọn ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồWatch Window.Cửa sổ Watch Window
  38. 50. Excel 20101Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong ExcelNhập liệu, hiệu chỉnhCác ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thứctoán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, ... cácđối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.Nhập liệuNhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng nămB1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệuB2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,... mà bạn cầnB3. Nhập xong nhấn Ente r (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiệnhành chuyển qua phải) để kết thúc.Lưu ý:Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủbạn bản tăng thêm chiều rộng cột.
  39. 52. Excel 20103Ví dụ nhập các loại dữ liệuNhập các ký tự đặc biệtB1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô.B2. Chọn Insert nhóm Text chọn SymbolB3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font.B4. Nhấn nút Insert để chèn.
  40. 54. Excel 20105Nhập đè lên ô có sẵn nội dungMuốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vàonội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhậpđè.Hiệu chỉnh nội dung các ôMuốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũitên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóamột số nội dung sau đó nhập vào nội dung mới.2. Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự nhưtrên3. Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula)Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệuSử dụng chức năng AutoFillSử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFillcó sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.Danh saùch một số AutoFill coù saünCác giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng1, 2, 3 4, 5, 69:00 10:00, 11:00, 12:00
  41. 55. Excel 20106Mon Tue, Wed, ThuMonday Tuesday, Wednesday, ThursdayJan Feb, Mar, AprJan, Apr Jul, Oct, JanJan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-0015-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct1999, 2000 2001, 2002, 20031-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,...Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, Onbackorder,...Text1, textA text2, textA, text3, textA,...1st Period 2nd Period, 3rd Period,...Product 1 Product 2, Product 3,...Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau:B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1
  42. 56. Excel 20107B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fillhandle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen.B4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành chocác ô bên trái , bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau:1. Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fillhandle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu haybiểu thức sẽ được sao chép.2. Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệuđến, sau đó vào Home nhóm Editing Fill chọn hướng phù hợp(Down, Right, Up, Left).Tự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office ɦ 72;Excel Options Populartrong phần trong phần Top options for working with Excel chọn Edit
  43. 57. Excel 20108Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danhsách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vàoCustom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sáchtự tạo của bạn.Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete.Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô Listentries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.Sử dụng chức năng Automatic CompletionChức năng Automatic Completio n giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ởcác ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khóchịu, để bật tắt bạn vào nút Office Excel Options chọn Tab Advancetại Editing options Enable AutoComplete for cell values.
  44. 58. Excel 20109Sử dụng chức năng AutoCorrectAutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh,ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại.Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sáchcủa AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau:B1. Chọn nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect OptionsB2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới cótác dụngB3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thư ;ờng hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký)B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký)
  45. 59. Excel 201010B5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sáchÐể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mớivào hai hộp Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Muốn xóa một mục từtrong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấn nút chúng tôi họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn
  46. 61. Excel 20102Giải thích hộp thoại Format CellsĐịnh dạng Mô tảTab NumberCategory Danh sách các loại định dạng số, giá trịSample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo cácđịnh dạng bạn chọnDecimal places Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho
  47. 62. Excel 20103dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, vàScientific.Use 1000 Separator(,)Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn,triệu, tỷ...chỉ áp dụng cho dạng NumberNegative numbers Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng chodạng Number và Currency.Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currencyvà AccountingType Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng chocác dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom.Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉáp dụng cho c 5;c dạng Date, Time, và chúng tôi AlignmentText alignmentHorizontalCó các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theochiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lềphải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canhgiữa.Vertical Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiềudọc. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.Orientation Chọn các hướng của văn bản trong các ô.
  48. 65. Excel 20106Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết quả chọn màu vàkiểu mẫu tại SampleTab ProtectionLocked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, ... các ô, chỉ có tácdụng khi sheet được bảo vệHidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảovệ (xem phần sau)General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi sốdài hơn 12 số thì định dạngGeneral chuyển sang dạng ScientificNumber Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phâncách thập phân và qui địn h số con số sau dấu thập phân,đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta cóthể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số saudấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặtký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác chúng tôi Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theochọn lựa t ại phần Type và Locale (location). Các Type códấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).
  49. 67. Excel 20108
  50. 69. Excel 20102Định dạng khung (border)Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằngnét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ.B1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format CellsB3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại ColorB4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại PresetB5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại PresetB6. Nhấn OK hoàn tất
  51. 70. Excel 20103Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect)B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18B2. Chọn Home nhóm Cells Format Chọn Format CellsB3. Vào Tab Fill Chọn Fill Effects...B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2(Blue)B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
  52. 71. Excel 20104Tự động định dạng có điều kiện.Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu vàsử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào ConditionalFormatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấypreview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạngcủa nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giátrị của ô... Cách thức ti& #7871;n hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sựphức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
  53. 72. Excel 20105
  54. 73. Excel 20101Bảng và định dạng bảng (table)Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm cácbiểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóađịnh dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết.Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảngB1. Chọn danh B2:E18B2. Chọn Home nhóm Styles chọn Format As TableB3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style..., sau đó đặt tên cho biểumẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu.Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phầnCustom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.
  55. 74. Excel 20102Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanhRibbonXóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sáchĐể xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại TabDesign vào nhóm Table Styles chọn More ( ) chọn Clear. Đến lúc này vùngchọn vẫn còn là
  56. 75. Excel 20103bảng do vậy nó có các tính năng của bảng.Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design,tại nhóm Tools chọn Convert to Range.Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽchuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiềumàu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,... với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng tacòn có th 875; hiệu chỉnh và chế biến các mẫu này.Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout ThemesChọn một biểu mẫu từ danh sách.Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lạikiểu Font và vào Effects để chọn lại hiệu ứng.Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng.Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes chọnColors chọn Create New Themes Colors hay Page Layout Themes chọn Fonts chọn Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khitạo.Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đối tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổiđịnh dạng và không bị thay đổi nội dung.
  57. 76. Excel 201042.3 Tìm và thay thế dữ liệuĐể tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:* Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home* Chọn Find hoặc Replace
  58. 77. Excel 20105* Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What(nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What vàtừ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).* Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn
  59. 78. Excel 201062.4 Sắp xếp và lọc dữ liệuSort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệutrong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.Sắp xếpĐể thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:* Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp* Kích nút Sort & Filter trên tab Home* Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A)Tùy chỉnh sắp xếpĐể sắp xếp nhiều hơn một cột:* Kích nút Sort & Filter trên tab Home* Chọn cột mà bạn muốn sắp x 871;p đầu tiên* Kích Add Level* Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp* Kích OK
  60. 79. Excel 20107Lọc dữ liệuBộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Đểsử dụng bộ lọc:* Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà bạn muốn lọc* Trên tab Home, kích Sort & Filter* Kích nút Filter* Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên* Kích Text Filter* Kích Words bạn muốn lọcNhấn chuột vào đây đểxem ảnh gốc
  61. 80. Excel 20108* Để không áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter* Kích Clear
  62. 81. Excel 20101Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các HàmGiới thiệu công thức và hàmGiới thiệu công thức (Formula)Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không có các công thức thìbảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức đểtính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thứcnày sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốncông sức tính lại nhiều lần. V̑ 3;y công thức có các thành phần gì?Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là sựkết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.Ví dụ:
  63. 85. Excel 20105 Hàm ngoại: Call, Registed.ID,... Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,... Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,... Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,.... Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,... Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,... Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,... Hàm luận lý: If, And, Or,... Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,... Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,... Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,... Hàm văn bản: Asc, Find, Text,...Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên ởcác phần sau.Nhập công thức và hàmNhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào bạn chỉviệc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ thamchiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được trọn công thức.Một điều hết sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các consố, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu.Ví dụ:
  64. 86. Excel 20106Minh họa dùng tham chiếu trong hàmTrong ví dụ trên, ở đối số thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập trực suấtchiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãisuất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được kếtquả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức.Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lạicách đặt tên vùng ở bài số 1) thì tro ng quá trình nhập công thức bạn có thể làm nhưsau:B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV(B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện raB3. Chọn LaiSuat và nhấn OKB4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3B5. Chọn DongTien và nhấn OKB6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu +B7. Nhấp chuột vào ô B2B8. Nhấn phím Enter
  65. 88. Excel 20108Hộp thoại Insert FunctionTham chiếu trong công thứcCác tham chiếu sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi tốn công sửa chữacác công thức khi các giá trị tính toán có sự thay đổi. Có 3 loại tham chiếu sau: Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khichúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác một lượng tươngứng với số dòng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4 Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu kh 44;ng thay đổikhi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4 Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Vídụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dòng 5 tuyệt đối.Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng.Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột .
  66. 90. Excel 201010 Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ:=A2*Sheet2!A2=A2*'Thong so'!B4Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ' ' Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì có dạng[Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô.Ví dụ:=A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4=A2*'[Bai tap 2.xlsx]Sheet3'!A4Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ' '=A2*'C:Tai lieu[Bai tap 2.xlsx]Sheet3'!A4Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở=A2*'DataServerExcel[Bai tap 2.xlsx]Sheet3'!A4Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạngCác lỗi thông dụng (Formulas errors)Các lỗi thông dụngLỗi Giải thích#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy#N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự
  67. 91. Excel 201011tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này khôngcó phần chung nên phần giao rỗng#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúngphải là số dương#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
  68. 92. Excel 20101Các hàm trong excela. Nhóm hàm về thống kêAVEDEV (number1, number2, ...) : Tính trung bình độ lệch tuyệt đối các điểm dữliệu theo trung bình của chúng. Thường dùng làm thước đo về sự biến đổi của tậpsố liệuAVERAGE (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộngAVERAGEA (number1, number2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trị, bao gồmcả những giá trị logicAVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảngtheo một điều kiệnAVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ...) : Tính trung bình cộng của các giá trịtrong một mN 43;ng theo nhiều điều kiệnCOUNT (value1, value2, ...) : Đếm số ô trong danh sáchCOUNTA (value1, value2, ...) : Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng) trong danhsách
  69. 93. Excel 20102COUNTBLANK (range) : Đếm các ô rỗng trong một vùngCOUNTIF (range, criteria) : Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trước bên trong mộtdãyCOUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, ...) : Đếm số ô thỏa nhiều điều kiệncho trướcDEVSQ (number1, number2, ...) : Tính bình phương độ lệch các điểm dữ liệu từtrung bình mẫu của chúng, rồi cộng các bình phương đó lại.FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có bao nhiêu giá trị thường xuyênxuất hiện bên trong một dãy giá trị, rồi trả về một mảng đứng các số. Luôn s̗ 7;dụng hàm này ở dạng công thức mảngGEOMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình nhân của một dãy các sốdương. Thường dùng để tính mức tăng trưởng trung bình, trong đó lãi kép có cáclãi biến đổi được cho trước...HARMEAN (number1, number2, ...) : Trả về trung bình điều hòa (nghịch đảo củatrung bình cộng) của các sốKURT (number1, number2, ...) : Tính độ nhọn của tập số liệu, biểu thị mức nhọnhay mức phẳng tương đối của một phân bố so với phân bố chuẩnLARGE (array, k) : Trả về giá trị l 899;n nhất thứ k trong một tập số liệuMAX (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trịMAXA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị, baogồm cả các giá trị logic và textMEDIAN (number1, number2, ...) : Tính trung bình vị của các số.
  70. 94. Excel 20103MIN (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trịMINA (number1, number2, ...) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị, baogồm cả các giá trị logic và textMODE (number1, number2, ...) : Trả về giá trị xuất hiện nhiều nhất trong mộtmảng giá trịPERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong một mảng dữ liệuPERCENTRANK (array, x, significance) : Trả về thứ hạng (vị trí tương đối) của mộttrị trong một mảng dữ liệu, là số phần trăm của mảng dữ liệu đóPERMUT (number, number_chos en) : Trả về hoán vị của các đối tượng.QUARTILE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu. Thường đượcdùng trong khảo sát dữ liệu để chia các tập hợp thành nhiều nhóm...RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng của một số trong danh sách các sốSKEW (number1, number2, ...) : Trả về độ lệch của phân phối, mô tả độ không đốixứng của phân phối quanh trị trung bình của nóSMALL (array, k) : Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập sốSTDEV (number1, number2, ...) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫuSTDEVA (value1, value2, ...) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu, bao gồmcả những giá trị logicSTDEVP (number1, number2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợpSTDEVPA (value1, value2, ...) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể cảchữ và các giá trị logicVAR (number1, number2, ...) : Trả về phương sai dựa trên mẫu
  71. 95. Excel 20104VARA (value1, value2, ...) : Trả về phương sai dựa trên mẫu, bao gồm cả các trịlogic và textVARP (number1, number2, ...) : Trả về phương sai dựa trên toàn thể tập hợpVARPA (value1, value2, ...) : Trả về phương sai dựa trên toàn thể tập hợp, baogồm cả các trị logic và text.TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần trong của một tập dữ liệu,bằng cách loại tỷ lệ phần trăm của các điểm dữ liệu ở đầu và ở cuối tập dữ liệu.b. Nhóm hàm về phân phối xác suấtBETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả về giá trị của hàm tí nh mật độ phân phối xácsuất tích lũy beta.BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độphân phối xác suất tích lũy beta.BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative) : Trả về xác suất củanhững lần thử thành công của phân phối nhị phân.CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared.CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả về nghịch đảo của xác xuất một phíacủa phân phối chi-squared.CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả về giá trị của xác xuất từ phân phốichi-squared và số bậc tự do tương ứng.CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho một kz vọng l{thuyết
  72. 96. Excel 20105CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả về giá trị nhỏ nhất sao cho phân phốinhị thức tích lũy lớn hơn hay bằng giá trị tiêu chuẩn. Thường dùng để bảo đảmcác ứng dụng đạt chất lượng...EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ. Thường dùng để môphỏng thời gian giữa các biến cố...FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F.Thường dùng để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác nhau hay không...FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo củaphân phối x&# 225;c suất F. Thường dùng để so sánh độ biến thiên trong hai tập số liệuFTEST (array1, array2) : Trả về kết quả của một phép thử F. Thường dùng để xácđịnh xem hai mẫu có các phương sai khác nhau hay không...FISHER (x) : Trả về phép biến đổi Fisher tại x. Thường dùng để kiểm tra giả thuyếtdựa trên hệ số tương quan...FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher. Thường dùng để phân tíchmối tương quan giữa các mảng số liệu...GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối tích lũy gamma. Cót hể dùng để nghiên cứu có phân bố lệchGAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũygamma.GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên của hàm gammaHYPGEOMDIST (number1, number2, ...) : Trả về phân phối siêu bội (xác suất củamột số lần thành công nào đó...)
  73. 97. Excel 20106LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo của hàm phân phốitích lũy lognormal của x (LOGNORMDIST)LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả về phân phối tích lũy lognormal củax, trong đó logarit tự nhiên của x thường được phân phối với các tham số meanvà standard_dev.NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả về phân phối nhị thứcâm (trả về xác suất mà sẽ có number_f lần thất bại trước khi có number_s lầnthành công, khi xác suất không đổi của một lần thành công là probability_s)NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả về phân phối chu ẩn (normaldistribution). Thường được sử dụng trong việc thống kê, gồm cả việc kiểm tra giảthuyếtNORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối tích lũychuẩnNORMSDIST (z) : Trả về hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normalcumulative distribution function), là phân phối có trị trung bình cộng là zero (0) vàđộ lệch chuẩn là 1NORMSINV (probability) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy chuẩn tắcPOISSON (x, mean, cumulative) : Trả về phân phối poisson. Thường dùng để ướctính số lượng biến cố sẽ xảy ra trong m̕ 7;t khoảng thời gian nhất địnhPROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất của các trịtrong dãy nằm giữa hai giới hạnSTANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả về trị chuẩn hóa từ phân phối biểuthị bởi mean và standard_dev
  74. 98. Excel 20107TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả về xác suất của phân phối Student (phânphối t), trong đó x là giá trị tính từ t và được dùng để tính xác suất.TINV (probability, degrees_freedom) : Trả về giá trị t của phân phối Student.TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử Student.WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối Weibull. Thường sử dụngtrong phân tích độ tin cậy, như tính tuổi thọ trung bình của một thiết bị.ZTEST (array, x, sigma) : Trả về xác suất một phía của phép thử z.c. Nhóm hàm về tương q uan và hồi quy tuyến tínhCORREL (array1, array2) : Tính hệ số tương quan giữa hai mảng để xác định mốiquan hệ của hai đặc tínhCOVAR (array1, array2) : Tính tích số các độ lệch của mỗi cặp điểm dữ liệu, rồi tínhtrung bình các tích số đóFORECAST (x, known_ys, known_xs) : Tính toán hay dự đoán một giá trị tương laibằng cách sử dụng các giá trị hiện có, bằng phương pháp hồi quy tuyến tínhGROWTH (known_ys, known_xs, new_xs, const) : Tính toán sự tăng trưởng dựkiến theo hàm mũ, bằng cách sử dụng các dữ kiện hiện c ó.INTERCEPT (known_ys, known_xs) : Tìm điểm giao nhau của một đường thẳngvới trục y bằng cách sử dụng các trị x và y cho trướcLINEST (known_ys, known_xs, const, stats) : Tính thống kê cho một đường bằngcách dùng phương pháp bình phương tối thiểu (least squares) để tính đườngthẳng thích hợp nhất với dữ liệu, rồi trả về mảng mô tả đường thẳng đó. Luôndùng hàm này ở dạng công thức mảng.
  75. 99. Excel 20108LOGEST (known_ys, known_xs, const, stats) : Dùng trong phân tích hồi quy. Hàmsẽ tính đường cong hàm mũ phù hợp với dữ liệu được cung cấp, rồi trả về mảnggía trị mô tả đường cong đó. Luôn dùng hàm này ở dạng công thức mảngPEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tương quan momen tích pearson (r), mộtchỉ mục không thứ nguyên, trong khoảng từ -1 đến 1, phản ánh sự mở rộng quanhệ tuyến tính giữa hai tập số liệuRSQ (known_ys, known_xs) : Tính bình phương hệ số tương quan momen tíchPearson (r), thông qua các điểm d 919; liệu trong known_ys và known_xsSLOPE (known_ys, known_xs) : Tính hệ số góc của đường hồi quy tuyến tínhthông qua các điềm dữ liệuSTEYX (known_ys, known_xs) : Trả về sai số chuẩn của trị dự đoán y đối với mỗitrị x trong hồi quy.TREND (known_ys, known_xs, new_xs, const) : Trả về các trị theo xu thế tuyếntính
  76. 100. Excel 20101Các hàm trong exceld. Các hàm tài chính - financian functionsACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis,calc_method) : Tính lãi tích lũy cho một chứng khoán trả lãi theo định kzACCRINTM (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy đối với chứngkhoán trả lãi theo kz hạnAMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) :Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán tùy theo thời hạn sử dụng của tài sản(sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp)AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tínhkhấu hao trong mỗi tài khóa kế toán (sử d& #7909;ng trong các hệ thống kế toán theokiểu Pháp)COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kể từ đầu kzlãi tới ngày kết toán
  77. 101. Excel 20102COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày trong kz lãi baogồm cả ngày kết toánCOUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày từ ngày kếttoán tới ngày tính lãi kế tiếpCOUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiệnngày tính lãi kế tiếp kể từ sau ngày kết toánCOUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải trảtrong khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạnCOUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiệnngày thanh toán lãi lần trước, trước ngày k 871;t toánCUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích lũyphải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_periodCUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả về tiền vốn tíchlũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period vàend_periodDB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụngphương pháp số dư giảm dần theo một mức cố định (fixed-declining balancemethod) trong một khoảng thời gian xác định.DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụngphương ph 5;p số dư giảm dần kép (double-declining balance method), hay giảmdần theo một tỷ lệ nào đó, trong một khoảng thời gian xác định.DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu của mộtchứng khoán
  78. 102. Excel 20103DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng phân số sanggiá dollar ở dạng thập phânDOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng thập phân sốsang giá dollar ở dạng phân sốDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạnhiệu lực Macauley dựa trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực là trung bìnhtrọng giá trị hiện tại của dòng luân chuyển tiền mặt và được dùng làm thước đovề sự phản hồi làm thay đổi lợi nhuận của giá trị trái phiếu)EFFECT (nominal_rate, np ery) : Tính lãi suất thực tế hằng năm, biết trước lãi suấtdanh nghĩa hằng năm và tổng số kz thanh toán lãi kép mỗi nămFV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá trị kz hạn của sự đầu tư dựa trên việc chitrả cố định theo kz và lãi suất cố địnhFVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kz hạn của một vốn ban đầu saukhi áp dụng một chuỗi các lãi suất kép (tính giá trị kz hạn cho một đầu tư có lãisuất thay đổi)INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất chomột chứng khoán đầu tư toàn bN 97;IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả về khoản thanh toán lãi cho một đầu tưdựa trên việc chi trả cố định theo kz và dựa trên lãi suất không đổiIRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một chuỗi các lưu động tiền mặtđược thể hiện bởi các trị sốISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi đã trả tại một kz nào đó đối với mộtkhoản vay có lãi suất không đổi, sau khi đã trừ số tiền gốc phải trả cho kz đó.
Next Post Previous Post